استخراج داده از اسناد با هوش مصنوعی در دبی

هوش مصنوعی کدام اسناد یک شرکت اماراتی را می‌خواند؟

بیشتر این اسناد عربی و انگلیسی را با هم دارند و بسیاری به صورت اسکن یا عکس گوشی می‌رسند. قالب‌ها میان نهادهای صادرکننده و مناطق آزاد فرق می‌کنند و با گذشت زمان تغییر می‌کنند.

• اسناد شرکت - لایسنس تجاری سرزمین اصلی (Mainland) و مناطق آزاد، گواهی ثبت شرکت، گواهی ثبت مالیات بر ارزش افزوده: نام شرکت به عربی و انگلیسی، شماره لایسنس، فعالیت‌ها، TRN و تاریخ انقضا.
• اسناد هویتی - داده امارات آی‌دی، گذرنامه و ویزای اقامت برای ثبت مشتری، مستأجر یا کارمند.
• قراردادها - قرارداد اجاره، قرارداد تأمین و قرارداد خدمات: طرفین، تاریخ‌ها، مبالغ، تمدید و مهلت اعلام فسخ.
• اسناد بازرگانی - بارنامه دریایی و هوایی، لیست بسته‌بندی و گواهی مبدأ: فرستنده، گیرنده، شماره کانتینر، کد HS و وزن‌ها.
• فرم‌ها - فرم‌های PDF پرشده، فرم‌های درخواست دست‌نویس و حواله‌های تحویل با مهر و امضا.

هوش مصنوعی داده استخراج‌شده را چگونه کنترل می‌کند؟

استخراج بدون کنترل فقط خطا را سریع‌تر جابه‌جا می‌کند. هر فیلد پیش از ثبت از قواعدی می‌گذرد: شماره امارات آی‌دی ۱۵ رقم دارد و با ۷۸۴ شروع می‌شود، تاریخ انقضا در آینده است، TRN ۱۵ رقم دارد و به همان شرکتی تعلق دارد که فکر می‌کنید، جمع‌ها درست‌اند و نام عربی و انگلیسی روی لایسنس به یک شخصیت حقوقی اشاره دارند.

هوش مصنوعی برای هر فیلد میزان اطمینان خود را هم می‌سنجد. فیلدهای روشن مستقیم رد می‌شوند. مهرهای محو، دست‌خط و تناقض‌ها به صفحه بازبینی می‌روند؛ آنجا یک نفر سند و مقدار استخراج‌شده را کنار هم می‌بیند و با یک کلیک اصلاح می‌کند. اصلاحات ثبت می‌شوند تا مشکلات تکراری به قاعده‌های جدید تبدیل شوند.

داده استخراج‌شده به کجا می‌رود؟

به سیستمی که کار در آن انجام می‌شود. لایسنس تجاری مشتری رکورد CRM را به‌روز می‌کند و پیش از انقضا یادآوری می‌گذارد. گواهی مالیات بر ارزش افزوده تأمین‌کننده، اطلاعات پایه او را در ERP پر می‌کند تا کنترل فاکتورهای بعدی بر TRN درست تکیه کند. بارنامه رکورد محموله را برای فورواردر یا ترخیص‌کار شما می‌سازد. صفحه ویزای کارمند به پرونده منابع انسانی می‌رود. هر رکورد پیوندی به سند اصلی دارد تا هر کسی ببیند مقدار از کجا آمده است.

اتصال از طریق رابط برنامه‌نویسی یا فایل ورودی انجام می‌شود: Odoo، Zoho، SAP Business One، Microsoft Dynamics، Salesforce، HubSpot، سیستم مدیریت اسناد یا یک درایو مشترک. فاکتورهای تأمین‌کنندگان صفحه خود را دارند: پردازش فاکتور با هوش مصنوعی در امارات. اسناد کارکنان و یادآوری انقضا در اتوماسیون منابع انسانی و امور اداری آمده است.

از داده‌های شخصی در اسناد چگونه محافظت می‌شود و چقدر صرفه‌جویی دارد؟

اسناد هویتی داده شخصی دارند که قانون حفاظت از داده‌های شخصی امارات، فرمان قانون فدرال شماره ۴۵ مصوب ۲۰۲۱، و در DIFC و ADGM مقررات حفاظت از داده خودشان به آن می‌پردازند. پیش از ساخت تعیین می‌کنیم هوش مصنوعی کدام فیلدها را بخواند، پردازش کجا انجام شود، مثلاً روی سرورهایی در امارات یا اتحادیه اروپا، چه کسی دسترسی دارد و نسخه‌ها کی پاک شوند. این مشاوره حقوقی نیست.

مثال محاسباتی: فرض کنید شرکتی ماهانه ۱۵۰ مشتری تجاری جدید ثبت می‌کند و کارکنان برای تایپ داده لایسنس، TRN و تماس هر پرونده ۸ دقیقه وقت می‌گذارند. این یعنی ۱٬۲۰۰ دقیقه یا ۲۰ ساعت. اگر یک نفر هر رکورد استخراج‌شده را ۲ دقیقه بازبینی کند، بازبینی ۵ ساعت طول می‌کشد. این‌ها فرض‌اند، نه نتیجه مشتری. کارهای بیشتر به تفکیک واحد: کاربردهای هوش مصنوعی در کسب و کار.