استخراج البيانات من المستندات بالذكاء الاصطناعي في دبي: عقود وهويات وبوالص شحن

ما المستندات التي يقرؤها الذكاء الاصطناعي؟

الشركة في الإمارات تعيش بين المستندات، وكثير منها باللغتين، وبعضها صورة بالهاتف لورقة مختومة. هذه أمثلة لما يُقرأ وما يُستخرج منه:

• الرخص التجارية - اسم الشركة ورقم الرخصة والأنشطة وتاريخ الانتهاء، سواء صدرت من دائرة الاقتصاد والسياحة في دبي أو من سلطة منطقة حرة.
• الهوية الإماراتية والجواز والتأشيرة - الاسم ورقم الهوية وتواريخ الإصدار والانتهاء، لملفات العملاء أو الموظفين.
• العقود - الأطراف والمدة والقيمة وشروط التجديد والإنهاء، مع تنبيه قبل مواعيد التجديد.
• مستندات الشحن - بوليصة الشحن وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ: أرقام الحاويات والأوزان والأصناف، للشحنات التي تمر عبر جبل علي.
• النماذج - طلبات فتح الحساب ونماذج العملاء وبطاقات الضمان، المطبوعة أو المكتوبة باليد.

كيف تُفحص البيانات المستخرجة قبل دخولها النظام؟

الاستخراج نصف العمل، والنصف الآخر هو الفحص. لكل حقل قاعدة: رقم الهوية الإماراتية من 15 رقماً ويبدأ بـ 784، والتاريخ يجب أن يكون منطقياً، واسم الشركة في الرخصة يجب أن يطابق اسمها في العقد. وإن اختلفت كتابة الاسم بين العربية والإنجليزية، يُطابق الاثنان مع سجل العميل بدل أن يُنشأ عميل مكرر.

ويعطي النظام درجة ثقة لكل حقل. الحقول الواضحة تدخل النظام مباشرة أو بعد نظرة سريعة، والحقول غير المؤكدة، كصورة باهتة أو ختم يغطي رقماً، تذهب إلى موظف مع الصفحة مفتوحة على المكان المطلوب. لا يُخمَّن رقم، ولا يُحذف مستند، ويبقى الأصل محفوظاً بجانب البيانات المستخرجة.

مثال: يصل إلى قسم الامتثال في شركة وساطة ملف عميل جديد فيه رخصة تجارية من منطقة حرة، وهوية إماراتية للمدير، وعقد تأسيس. يستخرج النظام الحقول، ويطابق اسم المدير في الهوية مع اسمه في العقد، ويلاحظ أن الرخصة تنتهي بعد 3 أسابيع، فيضع الملف في قائمة المراجعة مع هذه الملاحظة بدل أن يُفتح الحساب وكأن شيئاً لم يكن.

إلى أين تذهب البيانات بعد الاستخراج؟

تُدخل البيانات حيث تحتاجها: ملف العميل في CRM، أو سجل المورد في ERP، أو ملف الموظف في نظام الموارد البشرية، أو جدول بسيط. وتصل المستندات من البريد، أو من مجلد مشترك، أو من واتساب حين يصوّر المندوب مستنداً عند العميل ويرسله.

ومن الفوائد العملية بعد الإدخال المتابعة: رخصة تنتهي بعد 30 يوماً، أو تأشيرة موظف تقترب من الانتهاء، أو عقد يتجدد تلقائياً ما لم يُلغَ قبل موعد محدد. يرسل النظام تنبيهاً للمسؤول في الوقت الذي تحدده. ونشرح جانب الموارد البشرية في صفحة أتمتة الموارد البشرية والأعمال الإدارية، أما فواتير الموردين فلها صفحة معالجة الفواتير بالذكاء الاصطناعي.

كم وقتاً يأخذ إدخال المستندات يدوياً؟

مثال حسابي: لنفترض أن شركة خدمات في الخليج التجاري تفتح 200 ملف عميل في الشهر، وفي كل ملف رخصة تجارية وهوية للمفوض بالتوقيع وعقد، وأن إدخالها يدوياً يأخذ 12 دقيقة للملف. هذا 2,400 دقيقة، أي 40 ساعة في الشهر. وإن أصبحت المراجعة 3 دقائق للملف، فالمجموع 600 دقيقة، أي 10 ساعات. أرقام افتراضية للتوضيح، لا نتيجة عميل.

وهناك فائدة أخرى غير الوقت: أخطاء النسخ اليدوي في رقم رخصة أو تاريخ انتهاء تظهر عادة متأخرة، حين يُرفض طلب أو تنتهي صلاحية مستند دون أن يلاحظ أحد. الفحص الآلي يلتقطها عند الإدخال.

استخراج البيانات من المستندات واحد من استخدامات الذكاء الاصطناعي في الشركات. يمكنك حجز الفحص المجاني وإحضار عينة من مستنداتك الحقيقية، بعد إخفاء ما تريد إخفاءه.