اتوماسیون منابع انسانی و امور اداری در امارات

چرا پیگیری مدارک اولین کار منابع انسانی برای اتوماسیون است؟

هر کارمند در امارات مدارکی دارد که منقضی می‌شوند: گذرنامه، ویزای اقامت، کارت شناسایی امارات، مجوز کار و برای بعضی سمت‌ها پروانه حرفه‌ای. در شرکتی با ۱۲۰ کارمند و چهار مدرک پیگیری‌شده برای هر نفر، ۴۸۰ تاریخ باید زیر نظر باشد.

تمدیدهای جاافتاده به جریمه، تأخیر و فشار کاری منجر می‌شوند. این داده اغلب در یک صفحه‌گسترده است که یک نفر هر وقت یادش بیفتد به‌روز می‌کند. یک سامانه پیگیری خودکار تاریخ‌ها را از اسکن‌ها می‌خواند، برای هر کارمند یک رکورد نگه می‌دارد و به موقع به کارمند، مدیر و PRO یادآوری می‌کند، مثلاً ۶۰ و ۳۰ روز پیش از انقضا.

کدام کارهای دیگر منابع انسانی و اداری خودکار اجرا می‌شوند؟

• ورود کارمند جدید - فرد تازه‌وارد یک چک‌لیست می‌گیرد و مدارک را از طریق فرم بارگذاری می‌کند؛ منابع انسانی، فناوری اطلاعات و مدیر مستقیم کارهای خود را خودکار دریافت می‌کنند.
• درخواست مرخصی - درخواست از طریق فرم یا واتس‌اپ می‌رسد، مانده مرخصی کنترل می‌شود، مدیر با یک کلیک تأیید می‌کند و تقویم تیم به‌روز می‌شود.
• فایل حقوق WPS - اتوماسیون فایل سامانه حمایت از دستمزد (Wage Protection System) را از داده‌های حقوق شما آماده و اختلاف‌ها را علامت می‌زند. تیم حقوق و دستمزد شما آن را کنترل و ارسال می‌کند؛ اتوماسیون هرگز خودش ارسال نمی‌کند.
• کارهای PRO - فهرست کار برای هر تمدید، با مدارکی که هر مرحله لازم دارد و از پیش جمع شده‌اند.
• نامه‌ها - گواهی حقوق و نامه عدم ممانعت (NOC) از روی قالب‌های شما پیش‌نویس می‌شوند تا منابع انسانی کنترل و امضا کند.

این به ساعت یعنی چه و ما چه ساخته‌ایم؟

مثال محاسباتی: فرض کنید آن ۴۸۰ تاریخ ماهی یک بار با دست و هر کدام در ۲ دقیقه کنترل شوند. این می‌شود ۹۶۰ دقیقه یا ۱۶ ساعت در ماه، صرف نگاه کردن به تاریخ‌هایی که بیشترشان مشکلی ندارند. یک سامانه پیگیری خودکار همه را هر روز کنترل می‌کند و فقط موارد سررسیده را اعلام می‌کند.

ما پیش از این پیگیری اعتبار مدارک را ساخته‌ایم. برای یک انجمن حرفه‌ای آرایش پزشکی در آلمان، هر گواهی، مدرک، مهر و پلاک عضویت یک شماره یکتا و یک کد QR دارد و هر کسی می‌تواند اصالت آن را در چند ثانیه آنلاین بررسی کند: صادرکننده، دسته و اعتبار. مهرها ۲ یا ۳ سال اعتبار دارند و سیستم می‌داند کدام. همان انجمن یک درخواست عضویت آنلاین پنج‌مرحله‌ای دارد؛ همان الگوی یک فرم ساختاریافته برای ورود کارمند جدید. بیشتر در نمونه‌های اتوماسیون با هوش مصنوعی.

اتوماسیون منابع انسانی چه کارهایی را انجام نمی‌دهد؟

مشاوره حقوقی نمی‌دهد و درباره افراد تصمیم نمی‌گیرد. پرسش‌های قانون کار، موارد انضباطی، فسخ قرارداد و راهبرد ویزا نزد منابع انسانی، PRO و مشاور حقوقی شما می‌ماند. اتوماسیون مدارک را آماده می‌کند، یادآوری می‌فرستد و سوابق را نگه می‌دارد.

داده کارکنان حساس است. پیش از ساخت توافق می‌کنیم سیستم کدام داده را ذخیره کند، میزبانی کجا باشد، مثلاً در امارات یا اتحادیه اروپا، چه کسی کدام رکورد را ببیند و داده تا کی نگه داشته شود. امور اداری منابع انسانی یکی از فرایندهای اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار با هوش مصنوعی در دبی است.