HR- und Verwaltungsautomatisierung in den VAE

Warum ist die Dokumentenüberwachung die erste HR-Aufgabe, die sich lohnt?

Jeder Mitarbeiter in den VAE bringt Dokumente mit Ablaufdatum mit: Reisepass, Aufenthaltsvisum, Emirates ID, Arbeitserlaubnis und für manche Berufe eine Fachlizenz. In einem Unternehmen mit 120 Beschäftigten und vier überwachten Dokumenten je Person sind das 480 Termine.

Verpasste Verlängerungen führen zu Bußgeldern, Verzögerungen und Stress. Die Daten liegen oft in einer Tabelle, die eine Person pflegt, wenn sie daran denkt. Eine automatische Überwachung liest die Daten aus den Scans, führt einen Datensatz je Mitarbeiter und erinnert Mitarbeiter, Vorgesetzte und den PRO rechtzeitig, zum Beispiel 60 und 30 Tage vor Ablauf. Bei Freezone-Firmen laufen manche Verlängerungen über das Portal der jeweiligen Zone; an der Logik der Erinnerung ändert das nichts.

Welche weiteren HR- und Verwaltungsaufgaben laufen automatisch?

• Onboarding - neue Mitarbeiter erhalten eine Checkliste und laden Dokumente über ein Formular hoch; HR, IT und Vorgesetzte bekommen ihre Aufgaben automatisch.
• Urlaubsanträge - Anträge kommen per Formular oder WhatsApp, der Resturlaub wird geprüft, die Führungskraft genehmigt mit einem Klick, und der Teamkalender aktualisiert sich.
• WPS-Gehaltsdateien - die Automatisierung bereitet die Datei für das Wage Protection System aus Ihren Lohndaten vor und markiert Unstimmigkeiten. Ihre Lohnbuchhaltung prüft und reicht ein; die Automatisierung reicht nie selbst ein.
• PRO-Aufgaben - eine Aufgabenliste für jede Verlängerung, mit den Unterlagen, die jeder Schritt braucht, vorab gesammelt.
• Schreiben - Gehaltsbescheinigungen und NOC-Schreiben als Entwurf aus Ihren Vorlagen, HR prüft und unterschreibt.

Was bedeutet das in Stunden, und was haben wir gebaut?

Rechenbeispiel: Angenommen, diese 480 Dokumentendaten werden einmal im Monat von Hand geprüft, 2 Minuten je Datum. Das sind 960 Minuten oder 16 Stunden im Monat für Daten, die meistens in Ordnung sind. Eine automatische Überwachung prüft alle jeden Tag und meldet nur die, die fällig werden.

Gültigkeiten überwachen, das haben wir schon gebaut. Für einen Berufsverband für medizinische Fachkosmetik in Deutschland trägt jedes Zertifikat, jede Urkunde, jedes Siegel und jedes Mitgliedsschild eine eindeutige Nummer und einen QR-Code, über den jeder in Sekunden online die Echtheit prüft: Aussteller, Kategorie und Gültigkeit. Siegel gelten 2 oder 3 Jahre, und das System weiß, welches wie lange. Derselbe Verband hat einen fünfstufigen Online-Mitgliedsantrag, dasselbe Muster wie ein strukturiertes Onboarding-Formular. Mehr unter Beispiele für KI-Automatisierung.

Was macht HR-Automatisierung nicht?

Sie gibt keine Rechtsberatung und trifft keine Entscheidungen über Menschen. Fragen zum Arbeitsrecht der VAE, Abmahnungen, Kündigungen und Visumsstrategie bleiben bei HR, Ihrem PRO und Ihrem Rechtsberater. Die Automatisierung bereitet Dokumente vor, verschickt Erinnerungen und führt Akten.

Mitarbeiterdaten sind sensibel. Vor dem Bau legen wir fest, welche Daten das System speichern darf, wo es gehostet wird, zum Beispiel in den VAE oder in der EU, wer welche Datensätze sieht und wie lange sie aufbewahrt werden. Die Personalverwaltung ist einer der Prozesse unserer KI-Prozessautomatisierung in Dubai.