اتوماسیون ایمیل با هوش مصنوعی برای شرکت‌ها در دبی

امروز در یک صندوق ایمیل مشترک چه می‌گذرد؟

در بیشتر شرکت‌ها صندوق مشترک صفی است که هیچ‌کس کاملاً مسئولش نیست. info@ پرسش فروش، درخواست استخدام، پیشنهاد تأمین‌کننده و هرزنامه می‌گیرد. sales@ سفارش و شکایت را درهم دریافت می‌کند. accounts@ فاکتور، صورت‌حساب و یادآوری پرداخت می‌گیرد، معمولاً به شکل پیوست.

یک نفر هر ایمیل را باز می‌کند، تشخیص می‌دهد چیست و آن را ارجاع می‌دهد. همان فرد گلوگاه می‌شود و وقتی در مرخصی است صندوق انباشته می‌شود. ایمیل‌های عربی و انگلیسی در یک صف می‌نشینند و رشته‌های طولانی همان یک خط مهم را پنهان می‌کنند.

هزینه فقط زمان نیست. مشتری که دو روز منتظر جواب یک پرسش ساده بماند شاید دیگر ننویسد، و فاکتوری که به فرد اشتباه ارجاع شود ممکن است سررسید پرداختش را از دست بدهد.

هوش مصنوعی با ایمیل‌های ورودی چه می‌کند؟

با Microsoft 365 و Outlook، Google Workspace و Gmail و بیشتر سیستم‌های ایمیل دیگر از طریق رابط‌های استاندارد کار می‌کند. تیم شما در همان برنامه ایمیلی که می‌شناسد کار می‌کند.

• دسته‌بندی - هر ایمیل را به سفارش، پرسش، شکایت، فاکتور، درخواست استخدام یا هرزنامه دسته‌بندی و فوریت آن را مشخص می‌کند.
• خواندن پیوست‌ها - داده را از PDF، صفحه‌گسترده و اسکن بیرون می‌کشد، مانند ردیف‌های سفارش یا جمع فاکتور، و به سیستم درست می‌فرستد.
• پیش‌نویس پاسخ - پاسخ را به زبان فرستنده، عربی یا انگلیسی، با قالب‌ها و داده‌های شما می‌نویسد تا یک نفر کنترل کند.
• ارجاع - هر مورد را با خلاصه‌ای دوخطی به فرد یا تیم مسئول می‌فرستد.
• پیگیری - متوجه می‌شود وقتی مشتری بیش از حد منتظر مانده و به مسئول یادآوری می‌کند.

اتوماسیون ایمیل چقدر وقت برمی‌گرداند؟

مثال محاسباتی: فرض کنید یک صندوق مشترک در هر روز کاری ۹۰ ایمیل دریافت می‌کند و خواندن، دسته‌بندی و ارجاع هر کدام ۲ دقیقه طول می‌کشد. این می‌شود ۱۸۰ دقیقه یا ۳ ساعت در روز. در ۲۲ روز کاری جمعاً ۶۶ ساعت در ماه، پیش از آنکه کسی حتی یک پاسخ نوشته باشد.

این الگو را در محصول خودمان اجرا می‌کنیم. طبق وضعیت سپتامبر ۲۰۲۶، Brandlix، سیستم هوش مصنوعی ما برای شبکه‌های اجتماعی، پیام‌های همه پلتفرم‌های متصل را در یک صندوق جمع می‌کند، حال و هوای هر پیام را تشخیص می‌دهد و خودکار پاسخ می‌دهد. یک حالت تأیید اختیاری اجازه می‌دهد پیش از هر ارسال یک نفر تأیید کند. همین اصل برای ایمیل هم صدق می‌کند: اول دسته‌بندی، بعد پاسخ طبق قواعد، و بقیه برای انسان. فرم تماس وب‌سایت خود ما هم بدون سرور ایمیل جداگانه مستقیم در صندوق درست می‌نشیند. بیشتر در نمونه‌های اتوماسیون با هوش مصنوعی.

هوش مصنوعی به کدام ایمیل‌ها هرگز نباید تنها پاسخ دهد؟

شکایت‌ها، اخطارهای حقوقی، هر چیزی درباره خروج پول از حساب شما و پیام‌های مشتریان کلیدی. در این موارد هوش مصنوعی پیش‌نویس می‌نویسد و یک انسان تصمیم می‌گیرد. تأییدهای روتین، مانند رسید سفارش یا ساعات کاری، پس از آنکه به پیش‌نویس‌ها اعتماد کردید می‌توانند خودکار ارسال شوند.

اتوماسیون ایمیل در برابر یک کلاهبرداری رایج هم کمک می‌کند: ایمیلی به نام تأمین‌کننده که تغییر حساب بانکی را می‌خواهد. هوش مصنوعی چنین درخواست‌هایی را برای تأیید تلفنی علامت می‌زند و آن‌ها را عادی ارجاع نمی‌دهد. پیش از ساخت توافق می‌کنیم هوش مصنوعی کدام صندوق‌ها را بخواند، داده کجا پردازش شود و چه کسی گزارش‌ها را ببیند. ایمیل یکی از فرایندهای اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار با هوش مصنوعی در دبی است.