اتوماسیون خرید و تدارکات با هوش مصنوعی در دبی

هوش مصنوعی گام به گام کدام کارهای خرید را برعهده می‌گیرد؟

در بسیاری از شرکت‌های امارات، خرید از یک صندوق ایمیل مشترک و یک جدول اکسل اداره می‌شود. اتوماسیون این سادگی را برای درخواست‌کننده حفظ می‌کند و پشت آن ساختار می‌گذارد:

• درخواست - مهندس کارگاه یا یک واحد درخواست خرید را با ایمیل، فرم یا واتس‌اپ می‌فرستد. هوش مصنوعی آن را به درخواست ساختاریافته با اقلام، مقادیر، تاریخ لازم و مرکز هزینه تبدیل می‌کند.
• استعلام - برای آن اقلام، استعلام قیمت به تأمین‌کنندگان تأییدشده را به انگلیسی یا عربی پیش‌نویس می‌کند.
• مقایسه - پیشنهادها به صورت PDF، اکسل و متن ایمیل برمی‌گردند. هوش مصنوعی همه را در یک مقایسه می‌آورد: قیمت واحد، تبدیل ارز به درهم، اینکوترمز، شرایط پرداخت، زمان تحویل، اعتبار و انحراف از مشخصات.
• سفارش - پس از انتخاب تأمین‌کننده توسط کارشناس خرید، سفارش خرید را در ERP می‌سازد و از ماتریس تأیید شما عبور می‌دهد.
• پیگیری - تأیید سفارش و تاریخ تحویل را دنبال می‌کند، پیش از عقب افتادن موعد به تأمین‌کننده یادآوری می‌کند و وقتی تأخیری پروژه یا فروش را به خطر می‌اندازد به کارشناس خرید هشدار می‌دهد.

چرا مقایسه پیشنهادها دشوارترین بخش کار دستی است؟

چون هیچ دو تأمین‌کننده‌ای یکسان قیمت نمی‌دهند. تأمین‌کننده‌ای در جبل علی به درهم و با هزینه حمل قیمت می‌دهد، تولیدکننده‌ای در چین FOB و به دلار آمریکا با پیش‌پرداخت، و تاجری در دیره برند معادل پیشنهاد می‌کند. مقایسه منصفانه یعنی تبدیل ارز، افزودن کرایه و عوارض گمرکی در صورت لزوم و اطمینان از اینکه اقلام واقعاً یکسان‌اند.

هوش مصنوعی یکسان‌سازی را انجام می‌دهد و کارش را نشان می‌دهد: هر رقم به سطر مربوط در سند تأمین‌کننده پیوند دارد. اقلام معادل همین‌طور علامت می‌خورند، نه اینکه بی‌صدا یکسان فرض شوند. سابقه عملکرد می‌تواند کنار قیمت بنشیند: این تأمین‌کننده چند بار دیر تحویل داده و چند تحویل مغایرت داشته است. کارشناس خرید یک جدول می‌بیند و تصمیم می‌گیرد.

چه چیزی نزد کارشناس خرید می‌ماند و کدام کنترل‌ها ساخته می‌شوند؟

انتخاب تأمین‌کننده، مذاکره، شرایط قرارداد و هر تأیید با انسان می‌ماند. اتوماسیون قواعدی را که از قبل دارید اجرا می‌کند: سقف تأیید بر اساس مبلغ، سه پیشنهاد بالاتر از یک آستانه، فقط تأمین‌کنندگان تأییدشده و کنترل بودجه مرکز هزینه. تغییر اطلاعات بانکی تأمین‌کننده هرگز فقط از روی یک ایمیل پذیرفته نمی‌شود؛ به انسان ارجاع می‌شود.

اطلاعات پایه تأمین‌کنندگان هم تمیز می‌ماند. انقضای لایسنس تجاری، TRN و گواهی‌ها هنگام ثبت تأمین‌کننده با استخراج داده از اسناد با هوش مصنوعی خوانده می‌شوند. وقتی کالا رسید، فاکتور تأمین‌کننده در پردازش فاکتور با هوش مصنوعی در امارات با سفارش خرید تطبیق داده می‌شود.

به کدام سیستم‌ها وصل می‌شود و چقدر صرفه‌جویی دارد؟

اتوماسیون خرید به ماژول خرید Odoo، SAP Business One، Microsoft Dynamics یا Zoho، به صندوق ایمیل خرید و به کانال‌های تأیید مانند ایمیل یا Microsoft Teams وصل می‌شود. جایی که ماژول خرید ERP وجود ندارد، یک دفتر مشترک در اکسل یا Google Sheets برای شروع کافی است. کارشناسان خرید همه درخواست‌های باز، پیشنهادها و تحویل‌های معوق را در یک صفحه می‌بینند.

مثال محاسباتی: فرض کنید ماهانه ۲۰۰ درخواست خرید دارید، هر کدام با ۳ پیشنهاد برای مقایسه، و هر درخواست ۴۵ دقیقه برای ایمیل استعلام، جدول مقایسه و ثبت سفارش خرید وقت می‌برد. این یعنی ۹٬۰۰۰ دقیقه یا ۱۵۰ ساعت. اگر کارشناس خرید برای بازبینی هر مقایسه و سفارش آماده‌شده ۱۰ دقیقه وقت بگذارد، می‌شود حدود ۳۳ ساعت. این‌ها فرض‌اند، نه نتیجه مشتری. همه کاربردها: کاربردهای هوش مصنوعی در کسب و کار.