أتمتة عروض الأسعار بالذكاء الاصطناعي في دبي: من طلب RFQ إلى المسودة

كيف يقرأ الذكاء الاصطناعي طلب عرض السعر؟

في قطاعات مثل المقاولات والتوريد والمعدات تصل طلبات عروض الأسعار بكل شكل: جدول كميات (BOQ) بصيغة Excel، أو PDF من قسم مشتريات، أو صورة لقائمة مكتوبة باليد عبر واتساب. والعميل كثيراً ما يسمي الصنف باسم يختلف عن اسمه في كتالوجك.

والنتيجة أن المندوب لا يبدأ من صفحة فارغة، بل من طلب مفهوم ومرتب، يرى فيه من أول نظرة ما هو واضح وما يحتاج سؤالاً للعميل. يستخرج الذكاء الاصطناعي من الطلب:

• البنود - الوصف والكمية والوحدة، سطراً سطراً، حتى لو كان الجدول مئات الأسطر.
• المواصفات - المقاس والمادة والعلامة التجارية المطلوبة، أو البديل المقبول إن ذُكر.
• الشروط - موعد التسليم ومكانه، وصلاحية العرض، وشروط الدفع، وآخر موعد للرد.
• المطابقة مع كتالوجك - ربط كل بند بالصنف المناسب لديك، ووضع علامة على البنود غير الواضحة.

كيف تُسعّر البنود وتُجهز المسودة؟

بعد المطابقة يأخذ النظام الأسعار من المصدر الذي تحدده: قائمة الأسعار، أو نظام ERP، أو أسعار خاصة متفق عليها مع العميل. ويفحص المخزون ومدة التوريد، ويحسب ضريبة القيمة المضافة، ثم يضع العرض في قالب شركتك بالعربية أو الإنجليزية أو باللغتين معاً.

والقواعد التجارية مكتوبة مسبقاً: الحد الأدنى للهامش، والخصومات المسموحة لكل فئة عملاء، وما يحتاج موافقة المدير. البند الذي لا يوجد له سعر، أو يقل هامشه عن الحد، لا يُخمَّن سعره، بل يُعلَّم ويذهب إلى المسؤول مع سبب واضح. وهكذا تبدو المسودة التي تصل إلى المندوب:

• رأس العرض - اسم العميل ومرجع طلب RFQ وتاريخ العرض ومدة صلاحيته.
• جدول البنود - الوصف كما كتبه العميل، ورمز الصنف لديك، والكمية، وسعر الوحدة، والإجمالي.
• الملاحظات - البدائل المقترحة للأصناف غير المتوفرة، ومدة التوريد لكل بند، والبنود التي تنتظر سعراً.
• الشروط - الدفع والتسليم، وضريبة القيمة المضافة، والإجمالي قبل الضريبة وبعدها.

ماذا يحدث بعد إرسال العرض؟

وقبل التسعير، يمكن أن يرسل النظام للعميل سؤالاً توضيحياً عن البنود الغامضة، مثل مقاس غير مذكور أو كمية بلا وحدة، بعد أن يوافق المندوب على نص السؤال. ثم إن العرض الذي لا يُتابع يُنسى. يسجل النظام العرض في CRM، ويذكّر المندوب في الموعد المحدد، ويجهز رسالة متابعة قصيرة بالعربية أو الإنجليزية. وحين يوافق العميل، يتحول العرض إلى أمر بيع ويبدأ مسار أتمتة دورة الطلب إلى الفاتورة دون إعادة إدخال.

وفي المناقصات والطلبات الكبيرة من شركات المقاولات أو الجهات الحكومية، يساعد الذكاء الاصطناعي في قراءة كراسة الشروط، وتلخيص المتطلبات الفنية، وتجهيز قائمة بالمستندات المطلوبة ومواعيد التقديم. أما قرار الدخول في المناقصة والسعر النهائي فيبقيان لإدارتك.

كم ساعة تأخذ عروض الأسعار اليوم؟

مثال حسابي: لنفترض أن شركة توريد في المنطقة الحرة لجبل علي تستلم 120 طلب عرض سعر في الشهر، وأن إعداد العرض يدوياً يأخذ 45 دقيقة. هذا 5,400 دقيقة، أي 90 ساعة في الشهر. وإن أصبحت مراجعة المسودة الجاهزة تأخذ 10 دقائق، فالمجموع 1,200 دقيقة، أي 20 ساعة. أرقام افتراضية للتوضيح، لا نتيجة عميل.

والفائدة الأخرى هي السرعة: المسودة تكون جاهزة حين يفتح المندوب البريد، والعميل الذي يقارن بين عدة موردين يستلم عرضك مبكراً. عروض الأسعار واحدة من استخدامات الذكاء الاصطناعي في الشركات، ويمكنك حجز الفحص المجاني وإحضار طلب عرض سعر حقيقي لنرى كيف يُقرأ.