Автоматизация закупок с ИИ в Дубае

Какие шаги закупки берёт на себя ИИ?

Закупщик в ОАЭ работает с поставщиками из Китая, Индии, Турции, Европы и с местными дистрибьюторами. Предложения приходят в PDF, Excel и сообщениями, цены в дирхамах, долларах или юанях, условия поставки EXW, FOB или CIF. Каждый запрос живёт в отдельной переписке, и общая картина есть только в голове закупщика. Автоматизация выстраивает из этого процесс:

• Заявка - сотрудник пишет потребность в чат или форму, ИИ оформляет заявку на закупку с позициями, количеством и сроком.
• Запросы поставщикам - ИИ готовит и рассылает запросы цен выбранным поставщикам на английском, арабском или русском.
• Сравнение - сводит предложения в одну таблицу: цена за единицу в одной валюте, условия поставки, срок, оплата, минимальная партия.
• Заказ - после выбора поставщика создаёт заказ в ERP и отправляет его на согласование.
• Контроль поставки - следит за подтверждением, датами отгрузки и прибытия и заранее предупреждает о задержке.
• Приёмка - сверяет поставленное количество с заказом и сообщает ответственному о недостаче или браке.

Как устроены согласования и что остаётся за людьми?

Правила согласования записываются заранее: до какой суммы заказ подтверждает руководитель отдела, с какой нужен финансовый директор, когда требуется не меньше трёх предложений. ИИ направляет заказ по этим правилам, напоминает согласующим в Telegram или по почте и фиксирует каждое решение в журнале.

Выбор поставщика, переговоры о цене и подпись заказа остаются за людьми. ИИ показывает, где предложение заметно дороже обычного, где срок поставки не совпадает с потребностью и где у поставщика истекает торговая лицензия, если эти документы есть в Вашей базе. Для строительных и производственных компаний это особенно важно: задержка одной поставки на объект может остановить работу бригады.

С какими системами связывается автоматизация закупок?

Мы подключаем ERP или учётную систему (1С, Odoo, Zoho, SAP Business One, Tally), почту закупщиков, WhatsApp и Telegram, таблицы поставщиков и склада. Партнёрами производителей этих систем мы не являемся, мы соединяем их через API, вебхуки, почту или обмен файлами. Справочник поставщиков тоже можно держать в порядке автоматически: контакты, условия оплаты, сроки лицензий, история цен и качество прошлых поставок.

Когда товар пришёл, цепочка продолжается: счёт поставщика сверяется с заказом и накладной, об этом страница автоматизация обработки счетов с ИИ. А сколько и когда заказывать, подсказывает прогнозирование спроса с ИИ.

Сколько времени занимает сравнение предложений вручную?

Пример расчёта: отдел закупок проводит 30 закупок в месяц, по каждой приходит 3 предложения. Допустим, перенос одного предложения в сравнительную таблицу с пересчётом валют занимает 15 минут. Это 30 × 3 × 15 = 1350 минут, то есть 22,5 часа в месяц.

Если ИИ сводит предложения, а закупщик проверяет каждую из 30 таблиц за 5 минут, выходит 150 минут, или 2,5 часа. Это расчёт на допущениях, а не результат клиента. Попутно история закупок собирается в одном месте, и при следующем запросе видно, сколько платили в прошлый раз и кто поставил вовремя.

Другие отделы и задачи собраны в обзоре что ИИ может автоматизировать в бизнесе. Разобрать Ваш процесс закупок можно на бесплатном ИИ-аудите через форму обратной связи.