Auftragsabwicklung automatisieren in Dubai: vom Auftrag bis zur Rechnung

Welche Schritte zwischen Bestellung und Rechnung übernimmt die KI?

In vielen Handels- und Dienstleistungsfirmen in den VAE wird eine Bestellung drei- bis viermal abgetippt: aus der E-Mail in Excel, aus Excel ins ERP, noch einmal in den Lieferschein und zuletzt in die Rechnung. Die automatisierte Kette erfasst sie ein einziges Mal:

• Erfassung - die KI liest die Bestellung aus einer E-Mail, einer PDF-Bestellung oder einer WhatsApp-Nachricht, auf Arabisch oder Englisch, und erkennt Kunde, Artikel, Mengen, Lieferadresse und Wunschtermin.
• Auftrag - sie ordnet die Artikel Ihren Artikelnummern zu, wendet die Preisliste des Kunden an und legt den Auftrag im ERP an. Unbekannte Artikel oder Preise außerhalb der Liste gehen an einen Menschen.
• Lieferung - verlässt die Ware das Lager oder ist ein Einsatz erledigt, erstellt sie Lieferschein oder Leistungsnachweis und hängt den unterschriebenen Beleg an, oft ein Foto vom Handy des Fahrers.
• Rechnung - sie stellt die Steuerrechnung nach gelieferter, nicht nach bestellter Menge aus und verschickt sie mit dem Lieferschein per E-Mail.
• Erinnerung - sie überwacht das Fälligkeitsdatum, schickt höfliche Erinnerungen in der Sprache des Kunden und zeigt der Buchhaltung, welche Rechnungen überfällig sind.

Was prüft die Automatisierung, bevor eine Rechnung rausgeht?

Eine Steuerrechnung in den VAE hat feste Pflichtangaben, und Fehler sind nach dem Versand mühsam zu korrigieren. Vor der Ausstellung prüft das System, ob Ihre TRN und bei umsatzsteuerpflichtigen Kunden auch deren TRN vorhanden sind, ob die VAT mit 5 Prozent oder korrekt mit Nullsatz berechnet ist, ob der VAT-Betrag in AED ausgewiesen ist, wenn Sie in einer anderen Währung fakturieren, und ob die Nummerierung fortlaufend ist.

Dazu kommen Ihre kaufmännischen Regeln: Kreditlimit, offene Posten oder eine fehlende Bestellnummer, ohne die die Kreditorenbuchhaltung des Kunden nicht zahlt. Greift eine Regel, wartet die Rechnung, und ein Mensch bekommt eine kurze Notiz mit dem Grund.

Was bleibt bei Ihrem Team?

Freigaben bleiben bei Menschen: das Kreditlimit eines Neukunden, ein Rabatt außerhalb der Preisliste, eine Gutschrift, ein Streit über eine gelieferte Menge. Ebenso die Kundenbeziehung. Die KI entwirft die Erinnerung; Ihre Buchhaltung entscheidet, wann ein Anruf mehr bringt als die dritte E-Mail.

Rechenbeispiel: Angenommen, ein Großhändler bearbeitet 400 Bestellungen im Monat und braucht je Bestellung 12 Minuten, um sie durch Auftrag, Lieferschein, Rechnung und E-Mail zu tippen. Das sind 4.800 Minuten oder 80 Stunden. Prüft ein Mensch jede vorbereitete Bestellung in 2 Minuten, sind es 800 Minuten oder rund 13 Stunden, und etwa 67 Stunden im Monat gehen an Ausnahmen und Kunden. Das sind Annahmen, keine Kundenergebnisse.

Mit welchem ERP funktioniert das, und ist es bereit für die E-Rechnung?

Die Kette läuft in Ihren vorhandenen Systemen: Odoo, Zoho Books, SAP Business One, Microsoft Dynamics, Tally oder QuickBooks, über deren Schnittstellen oder Importdateien, dazu E-Mail und WhatsApp Business. Wir sind kein Partner dieser Hersteller, wir binden sie an. Arbeitet die Zentrale in Deutschland mit einem anderen System, lässt sich ein Export für den Konzernabschluss einplanen.

Ab 2027 werden Rechnungen in den VAE schrittweise als strukturierte Daten über einen Accredited Service Provider (ASP) ausgetauscht. AI Vision Hub ist kein ASP. Ein ASP braucht saubere Stammdaten, gültige TRNs und vollständige Pflichtfelder, und die automatisierte Kette hält sie so. Die Fristen stehen auf unserer Seite E-Rechnung in den VAE 2026 und 2027. Die andere Seite des Hauptbuchs sind Lieferantenrechnungen: KI-Rechnungsverarbeitung in den VAE. Weitere Prozesse nach Abteilung: was KI im Unternehmen automatisieren kann.